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Organiser un mariage: avec ou sans wedding planner ?

Vous vous lancez dans cette merveilleuse aventure qu’est le mariage ? Vous vous rendez compte que les préparatifs de ce bel évènement vont prendre beaucoup de temps ? Vous souhaitez organiser votre mariage à côté d’une vie professionnelle et familiale bien remplie tout en gardant du temps pour vous ?

Si vous avez répondu « oui » à l’une de ces questions, vous vous êtes déjà sûrement demandé si la solution à vos questionnements n’était pas d’engager un wedding planner. Mais voilà, si vous êtes sur cet article c’est que vous n’avez pas encore fait votre choix, ou que vous n’êtes pas sûr(e) d’avoir fait le bon ! En effet, choisir de demander à un wedding planner d’organiser son mariage, c’est un poste de plus à payer, une personne de plus liée à votre projet. En bref, ça mérite réflexion !

Cet article a pour but de vous aider à vous défaire de vos derniers questionnements afin que vous preniez la meilleure décision pour vous ! Et comme nous sommes photographes de mariage et pas wedding planner, nous avons demandé à quelqu’un du métier de nous aider à rédiger cet article: Cécile de l’agence d’organisation Dday !

Bonne lecture et n’hésitez pas à nous dire en commentaires si cet article vous a aidé(e) dans votre choix !

Passons tout de suite au premier point important à savoir avant d’engager une wedding planner pour l’organisation de votre mariage.

Qu’est-ce qu’un wedding planner ?

Pour expliquer le rôle d’un wedding planner, Cécile compare le mariage à un concert. Chaque invité, chaque prestataire, chaque marié a un rôle à jouer, une partition à effectuer. Par exemple:

  • Le rôle de vos proches est d’être là pour vous, de vous rassurer, de vous faire des bisous… Et en aucun cas ce n’est leur métier de connaitre votre planning, d’accueillir les prestataires, de penser à des questions logistiques ou techniques.
  • Votre rôle à vous est de profiter pleinement de la journée de votre mariage, de profiter de la fête que vous avez préparée, sans être entravés par une charge mentale logistique et organisationnelle.
  • Le rôle des prestataires est d’effectuer ce pour quoi ils sont venus et pas autre chose: ce n’est par exemple pas au photographe de vérifier où le DJ est passé quand un témoin veut faire un discours surprise.

Par contre, gérer tous ces rôles et tout ce qui gravite autour de votre mariage, c’est le rôle d’un wedding planner ! Il accordera tous ces rôles individuels, toutes ces partitions, pour en faire un tout harmonieux comme un chef d’orchestre mène ses musiciens. Anticiper les éventuels problèmes, trouver des solutions quand ils surviennent, gérer les invités et s’assurer du bon déroulement de la prestation de chacun, c’est son métier !

Un organisateur de mariage chef d’orchestre

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Cécile de Dday avec sa partition ! (Elle est aussi officiante de cérémonie laïque)

Que le wedding planner soit le chef d’orchestre de votre journée signifie que vous pourrez véritablement vous reposer sur lui:  c’est vers lui que se dirigeront non seulement toutes vos interrogations mais aussi celles des prestataires et des invités.

Vous pouvez déléguer cette tâche à quelqu’un d’autre, mais ce ne sera pas son métier de gérer toute cette logistique et cette organisation !

En restant sur cette comparaison du mariage avec un concert, un wedding planner pourra:

  • soit prendre la partition que vous aurez écrite seuls et ne faire que vous aider le jour du mariage (c’est la coordination du jour J),
  • soit vous aider à en écrire une partie en trouvant quelques prestataires (c’est l’organisation partielle),
  • soit la composer entièrement avec vous (c’est l’organisation totale, nous en reparlerons plus tard dans la partie tarifs)

Trouver les bons prestataires

Pour trouver facilement des prestataires, internet regorge de sites qui les recensent: mariages point net et zankyou pour ne citer qu’eux. Lieux, traiteurs, photographes, fleuristes… Énormément de prestataires sont présents sur ces plateformes, le choix est infini !

Quel est donc le problème de chercher soi-même ses prestataires sur ces plateformes ?

C’est très simple: vous ferez de belles trouvailles, c’est certain, mais sans connaitre le prix ! Et faire des trouvailles qui conviennent à vos envies, cela va vraiment prendre du temps. Voici donc les problèmes de ces bases de données: l’absence d’information de prix et le temps précieux qu’elles vous font perdre.

Trouver son lieu seul, un exemple concret:

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Cécile m’a raconté l’histoire de deux de ses clients qui ont passé des heures, des jours à:

  • sélectionner des lieux qui correspondent à tous leurs critères (localisation, style, capacité, disponibilité…)
  • réduire le nombre de lieux à contacter,
  • flasher finalement sur le lieu parfait,
  • prendre contact avec eux,
  • planifier un rendez-vous,
  • aller au rendez-vous…

Et tout ça sans connaitre le prix du lieu. Que s’est-il passé à votre avis ?

Après tant d’heures passées à le choisir, le lieu fut un véritable coup de cœur. Mais… il était aussi complètement en dehors de leur budget ! Quelle mauvaise surprise !

Dans ce cas-là, quelle est la solution ? Soit changer de lieu mais risquer de regretter, soit maintenir ce lieu mais revoir tout le reste du mariage à la baisse: moins de décoration, un traiteur qui servira non pas à table mais à un buffet, pas de vidéaste, un photographe seulement pour quelques heures…

S’ils avaient choisi un wedding planner dès le début, il ne leur aurait pas proposé ce lieu car c’est le métier de l’organisateur de mariage de vous aider à maitriser votre budget afin de garder un juste équilibre entre tous les postes à payer de votre mariage.

Un wedding planner pour mieux choisir ses prestataires

L’avantage d’engager un wedding planner pour organiser votre mariage, vous l’aurez compris, c’est de bénéficier de ses nombreux contacts pour trouver les prestataires qui vous conviendront beaucoup plus facilement et rapidement ! C’est lui qui, une fois vos critères compris, se chargera de tout le temps de recherche pour vous présenter uniquement une sélection de prestataires qui correspondent à votre style et à votre budget !

Vous pourrez alors choisir vos prestataires dans une liste de ceux qui correspondent à vos envies en terme de style et sans mauvaises surprises comme un prix excessif, une indisponibilité, une contrainte qui ne correspondrait pas à vos envies.

Un wedding planner les pieds sur terre !

Vous allez donc expliquer ce que vous attendez à votre organisateur de mariage et lui fera de son mieux pour trouver les bons prestataires pour que votre union soit semblable à celle que vous imaginiez. Et justement, le wedding planner a aussi pour rôle de vous ramener à la réalité.

Cécile me racontait l’histoire d’un couple de mariés qui tenaient absolument à avoir un certain photographe de mariage, mais qui ne s’étaient pas posés la question du budget à prévoir pour le booker. Cécile a donc dû leur faire effectuer ce dur retour à la réalité en leur présentant le budget qu’il aurait fallut ajouter pour booker ce photographe, qui était bien au-delà de leurs possibilités.

Cependant, comme Cécile est organisatrice de mariage, elle a pu leur proposer une sélection de photographes disponibles, au tarif adapté à leur budget et avec un style comparable à celui du photographe qui leur plaisait au départ. Choisir un wedding planner, c’est donc parfois être amené à faire des compromis pour pouvoir rester dans votre budget !

Maitriser votre budget de mariage

engager wedding planner lyon
Vous et votre wedding planner en train de parler de vos envies

Dès le départ, faire le choix d’engager un wedding planner vous permettra un gain de temps et évitera donc les mauvaises surprises. Vous aurez au début une conversation sur le budget que vous pouvez vous permettre de mettre dans votre mariage et vous serez invités à réfléchir à vos envies.

En fonction de vos envies, le wedding planner pourra vous dire celles qui sont réalisables et celles qui le sont moins grâce à la connaissance de votre budget global et à sa connaissance des prix du marché.

Pour avoir le mariage le plus proche de vos envies de départ, il vous proposera parfois des compromis afin que vous puissiez garder un budget équilibré et bien réparti entre les différents postes.

Si par exemple vous avez un budget modéré, le wedding planner pourra vous aider à voir les envies que vous avez qui seront réalisables et à trouver d’autres idées pour éviter que vous ne soyez frustrés.

L’expérience  d’un professionnel

Engager un wedding planner, ce sera aussi pouvoir bénéficier de son expérience dans le milieu du mariage. Il sera capable de vous raconter ce qui s’est passé dans les mariages qu’il a effectués pour que vous vous rendiez mieux compte de l’impact de certaines choses sur votre mariage et sur l’ambiance que vous souhaitiez.

Le choix d’un groupe de musique: quel impact ?

musiciens jazz mariage

Cécile me racontait qu’elle avait connu des mariés qui souhaitaient absolument un groupe de musique pendant leur cocktail, mais pas n’importe lequel, un groupe avec un style très calme.

Ces mêmes mariés souhaitaient que leurs invités s’amusent dans une ambiance très festive.

Or, Cécile savait pour l’avoir observé dans de très nombreux mariages que si la musique au vin d’honneur n’était pas dynamique, alors l’ambiance aurait du mal à décoller lors de la soirée et que donc les invités s’amuseraient moins. Cécile a donc pu expliquer aux mariés l’impact de leur choix de groupe de musique sur l’ambiance de leur soirée et sur ce qu’ils souhaitaient, et ils ont donc choisi un style de musique plus dynamique.

Faire beaucoup de photos de groupe, oui ou non ?

Voici un autre exemple que Cécile m’a donné et que nous donnons nous-même très souvent à nos couples. Si les mariés font durer trop longtemps les photos de groupe, l’ambiance du cocktail diminue grandement ! 

C’est le métier des planners de faire en sorte que vous vous projetiez dans votre mariage afin d’en évaluer l’impact de vos choix sur l’ensemble de la journée. C’est leur métier d’essayer dans la mesure du possible d’exaucer vos vœux, mais aussi et surtout de vous prévenir si certaines de vos envies sont contradictoires ! Enfin, c’est leur métier de vous aider à vous projeter dans votre journée pour pouvoir éviter les temps morts et les moments de rush afin que votre mariage se passe de la façon la plus agréable possible pour vous et vos invités.

Un wedding planner, pas un magicien

Attention, choisir un wedding planner n’est pas un remède magique. Si vous engagez un wedding planner avec qui vous n’êtes pas à l’aise, l’organisation de votre mariage ne sera pas agréable, ni votre jour J puisqu’il sera présent avec vous tout au long de la journée ! Comme nous l’a si bien dit Cécile, mieux vaut être seul que mal accompagné. Ne vous forcez donc pas à prendre un wedding planner que vous avez choisi pour le prix mais avec qui la relation humaine ne passe pas.

Cécile nous explique que pour pouvoir bien organiser un mariage, il faut d’abord qu’elle soit sûre d’avoir bien cerné les mariés et qu’une vraie relation de confiance s’établisse avec eux. Si par exemple les mariés ont des envies extravagantes (par exemple ont envie d’un thème Disney) mais n’ont pas assez confiance en leur wedding planner pour se confier, alors ils n’auront pas le mariage de leurs rêves et c’est tellement dommage !

couple mariés qui rigole
Avec de bon prestataires, il ne qu'à profiter le jour J !

Assurez-vous donc d’avoir le meilleur feeling possible avec la personne à qui vous confierez l’organisation de votre mariage et qu’elle aille bien dans votre sens sans imposer de protocole non nécessaire.

Éviter les erreurs de casting

Le wedding planner est aussi là pour vous aider à éviter les erreurs de casting lors du choix de vos prestataires en pensant à tout pour vous.

Il vous accompagnera lors de la rencontre du traiteur, du fleuriste, du photographe, et saura penser pour vous à toutes les questions épineuses, aux aspects légaux qui pourraient poser problème, pour vous laisser vous concentrer sur la rencontre, sur le feeling avec la personne et sur si la prestation proposée vous plait.

Cécile est une wedding planner de l’agence Dday, et cette agence a justement une politique très rassurante pour les futurs mariés: ils ne prennent pas de commission sur les prestataires qu’ils recommandent, ce qui leur permet de recommander non seulement ceux avec qui ils travaillent déjà mais aussi d’autres qu’ils connaissent et qui pourraient correspondre à votre style !

Rendre au mariage toute sa magie

Un wedding planner vous aidera grandement à gérer au mieux votre planning. Prise et organisation des rendez-vous, recherche de prestataires, vérification des questions logistiques, l’œil professionnel du wedding planner vous soulagera de toutes ces contraintes et vous permettra de retrouver du temps libre pour vous !

Grâce à ce regard professionnel que le wedding planner porte sur tous les aspects de votre mariage, vous serez capable de retrouver la magie de l’évènement.

La magie de la rencontre avec le photographe

Prenons un exemple, vous n’avez pas engagé d’organisateur de mariage et vous allez rencontrer un photographe que vous adorez. Vous pensez à toutes les questions que vous allez lui poser. Et la première: quel est son prix ? Vous allez donc passer votre entretien à des questions de tarif, de logistique, de planning, et vous apprécierez moins le temps passé avec lui à le découvrir humainement.

Avec un organisateur de mariage qui se sera occupé des questions tarifaires et logistiques, vous pourrez véritablement profiter de la rencontre avec votre photographe et retrouver l’excitation de découvrir son travail artistique et ce qu’il pourra faire pour vous !

La magie de la découverte du lieu

Autre exemple: lors de la visite des lieux, même en ayant pensé à un maximum de choses, il y aura peut-être des questions que vous risquez d’oublier: le lieu correspond-t-il à tous vos critères ? A-t-il un nombre d’hébergements suffisant ? A quelle heure doit s’arrêter la musique ? Pouvez-vous allumer des bougies ?

Rassurez-vous, si vous avez un organisateur de mariage avec vous, il pensera pour vous à toutes ces questions afin de vous laisser profiter de la découverte du lieu !

Pour garder la magie de chaque rencontre, l’émerveillement de préparer votre mariage sans devoir porter toute cette charge mentale de questions organisationnelles, déléguez-la à quelqu’un de professionnel qui pensera à tout pour vous !

(Hé oui, si vous déléguez à une amie qui a organisé au mieux son propre mariage, certaines questions logistiques risquent de passer à la trappe quand même et finie, la magie !)

Une personne référente

marié signe les documents administratifs
La liste de toutes les choses à penser !

Le jour J, c’est vers le wedding planner que tout le monde se tournera pour les questions logistiques et organisationnelles, et non plus vers vous, quel gain de temps et d’énergie n’est-ce pas ? Vous pourrez enfin profiter de votre journée et de vos invités sans avoir tout ça à penser ! 

Mais qu’est-ce que ça peut bien représenter si ça se tournait vers vous ?

  • Donner le chèque au DJ quand il arrive
  • Connaitre le planning de la journée sur le bout des doigts: à quelle heure arrive le photographe, le gâteau, le DJ, le traiteur…
  • Savoir exactement où sont les prises pour le DJ
  • Aider les témoins à trouver le vidéoprojecteur pour leur surprise (ça gâcherait un peu la surprise que ce soit vous qui les aidiez à faire ça non ?)
  • Répondre aux questions des invités sur le menu
  • Aller chercher le parrain qui s’est perdu pour qu’il soit sur la photo de groupe
  • Optimiser les place du traiteur et celle du groupe de musique afin que ni l’un ni l’autre ne soient pas en plein soleil
  • Savoir si le fleuriste a prévu des fleurs pour le gâteau
  • Dire à la décoratrice si on peut facilement amener le camion pour décharger…

Des questions comme ça tout le long de la journée, ça sort un peu de la magie du moment, non ?

Ce serait relaxant de se dire qu’on a pas tout ça à penser, non ? Que toutes ces questions auxquelles on a pas forcément la réponse seront posées à quelqu’un de professionnel qui guidera à la perfection tout le monde, prestataires comme invités !

Un planner pour moins à penser

C’est le métier des wedding planner de penser aux choses auxquelles même les mariés, les témoins, les parents avec les meilleurs intentions du monde ne penseront pas. C’est le métier de wedding planner de penser à tout et d’éviter au maximum les imprévus ! Par exemple, c’est le wedding planner qui s’occupera de faire le test du micro avant de lancer une quelconque surprise, de vérifier que le diaporama fonctionne, et qui permettra donc de gagner un temps précieux le jour de votre mariage.

Mariée qui se prépare devant miroir
Se préparer avec plein de choses en tête: c'est à éviter !

C’est le métier des wedding planner de penser aux choses auxquelles même les mariés, les témoins, les parents avec les meilleurs intentions du monde ne penseront pas. C’est le métier de wedding planner de penser à tout et d’éviter au maximum les imprévus ! Par exemple, c’est le wedding planner qui s’occupera de faire le test du micro avant de lancer une quelconque surprise, de vérifier que le diaporama fonctionne, et qui permettra donc de gagner un temps précieux le jour de votre mariage.

Accueillir la baby-sitter et lui montrer la pièce pour les enfants, vérifier que le traiteur ait bien prévu les scintillants pour la pièce montée, avoir un invité obligé de vous dire qu’il avait prévu une surprise et qu’il a besoin du vidéoprojecteur…

Toutes ces petites choses à penser enlèvent de la magie à cet évènement censé être le plus beau jour de votre vie. Toutes ces choses, si vous choisissez un wedding planner pour organiser votre mariage, c’est lui qui les gèrera, pour vous permettre de profiter de la fête au même titre que les invités ! En résumé: un wedding planner = moins de charge mentale et plus de magie !

C’est aussi le rôle d’un wedding planner de prendre soin de vous le jour du mariage: tous les invités penseront à venir vous féliciter mais ne penseront pas toujours à vous apporter à manger: c’est le wedding planner qui vous apportera des petits fours, un verre de champagne.

Une aide extérieure qui sera précieuse.

Vous avez besoin de 5 minutes de calme au milieu de cette très grande journée pour aller fumer ou même simplement passer aux toilettes (si si on en a vu des mariés qui se sont retenus toute la journée), si c’est un copain qui monte la garde votre pause sera peut-être moins respectée que si c’est le wedding planner, qui est quelqu’un d’extérieur et qui aura donc plus d’autorité et sera plus écouté.

Vous devez partir avec les photographes vidéastes pour faire des photos avec pile la bonne lumière mais tata Ginette vous tient la jambe, si vous la quittez vous risquez peut-être de la mettre en colère et vous n’en avez pas envie, c’est donc le wedding planner qui saura mettre le holà et ce sera contre lui que tata Ginette portera sa colère !

organiser son propre mariage sans wedding planner
Une mariée en train d'appeler le prêtre qui était en retard, si si ça arrive !

Sans wedding planner, au moins pour la coordination du jour J, il est possible que vous soyez fatigué. Si vous avez dû mettre en place vous-même jusqu’à tard le soir les tables et les chaises puis installer la décoration le matin même, vous commencerez votre journée de mariage déjà fatigué, alors que si vous déléguez tout ça à quelqu’un, vous pourrez véritablement profiter de votre journée en étant plus relaxé et plus confiant.

En tant que photographes, nous en avons vu, des préparatifs de mariés qui devaient passer des coups de téléphone à l’hôtel pour vérifier que les fleurs étaient arrivées en même temps qu’ils s’habillaient ! Nous en avons vu, des mariées qui devaient demander à leurs témoins de régulièrement vérifier que la belle-maman ne changeait pas la décoration pour la mettre à son goût pendant qu’elles se faisaient coiffer !

Et enfin, nous avons vu des mariés faire leur entrée à l’église sans avoir vérifié que le prêtre était bien présent… Et il n’était pas là !

Avec un wedding planner pour tout vérifier pour eux, ces mariés auraient eu beaucoup moins d’inquiétude et auraient été plus sereins.

Les tarifs des wedding planner

Alors, allez-vous engager un wedding planner pour l’organisation de votre mariage ? Un point crucial reste à aborder: quel est le coût d’un wedding planner ?

La coordination du jour J

La coordination du jour J est généralement la plus petite formule proposée par les wedding planner: il s’agit de la présence d’un wedding planner (avec ou sans assistants) pour vous soulager tout le long de votre journée de mariage et vous permettre de vraiment en profiter. La formule idéale pour être tranquille le jour de votre mariage, si vous ne souhaitez pas imposer la responsabilité de tout gérer à vos proches pour qu’eux aussi profitent du moment, et que vous n’avez pas envie de gérer non plus (aller chercher le gâteau, accueillir les photographes, montrer au DJ et au traiteur où s’installer…).

L’organisateur/l’organisatrice de mariage gère donc les prestataires (les chèques, où est la prise pour le DJ, où les camions peuvent décharger…), gère les demandes des invités (où est le vidéoprojecteur pour la surprise, quand est-ce qu’on mange…), et parfois l’installation (tables, chaises, décoration).

Généralement, cette formule est entre 1000 et 2000€. Son prix va notamment dépendre entre autres du nombre de personnes nécessaires le jour J, de la localisation du mariage, du nombre d’invités, éventuellement de la complexité de l’installation (est-ce que la fleuriste livre les fleurs ou est-ce qu’elle les installe aussi, idem pour la décoratrice etc).

L’organisation partielle

L’organisation partielle est la formule intermédiaire. Elle comprend la coordination du jour J et la recherche de quelques prestataires. C’est une sorte de formule à la carte ! Vous aurez donc par exemple déjà trouvé par vous-même certains prestataires comme par exemple le lieu, le traiteur, le fleuriste, vous avez simplement besoin d’aide pour le groupe de musique, le photographe, le vidéaste et le gâteau.

Le tarif de cette formule est généralement compris entre 2000 et 4000 euros, en fonction de plusieurs critères dont ceux évoqués plus haut.

L’organisation totale

Pour une organisation totale, coordination du jour J et recherche de tous les prestataires, le prix d’un wedding planner sera souvent entre 3500 et 5500€.

Tous ces tarifs de wedding planner sont bien sûr donnés à titre de moyenne, vous pourrez peut-être trouver moins cher et certainement trouver plus cher. Comme pour les photographes, l’explication de tarifs beaucoup plus chers ou beaucoup moins chers peuvent dépendre du nombre d’années d’expérience, et des variations géographiques peuvent être observées tout simplement car le prix de la vie varie lui aussi en fonction du lieu où habite l’organisateur/l’organisatrice de mariage (en métropole ou dans des zones rurales avec moins d’habitants).

Conclusion: faut-il prendre un wedding planner ?

Après ce long article détaillant tout ce que peut ou non vous apporter un wedding planner, vous serez donc on l’espère à même de faire la meilleure décision en fonction de vos besoins.

Pour résumer, un organisateur de mariage vous fera gagner du temps grâce à la recherche de prestataires directement adaptés à votre projet et à votre budget pour vous permettre de retrouver du temps pour vous.

Un organisateur de mariage vous permettra également d‘éviter les erreurs ou les oublis lors du choix de ces prestataires et pensera pour vous à toutes les questions logistiques pour vous permettre de retrouver la magie de l’organisation.

En tant que personne référente, un organisateur sera toujours là pour vous et pour vos invités afin de vous soutenir et de répondre à toutes les questions qui se poseront le jour J et avant.

Par contre, un wedding planner n’est pas magicien et ne vous permettra pas forcément d’avoir le lieu de vos rêves s’il n’est pas dans votre budget par exemple, et sera aussi là pour vous redonner le sens des réalités si besoin !